Hva et overleveringsnotat skal gjøre
Et overleveringsnotat har én jobb: den som tar over, skal kunne fortsette saken uten å ringe deg. Det høres enkelt ut, men i praksis blir mange notater til en blanding av tanker, halve beskjeder og snutter som bare gir mening for den som skrev dem. Når vakten skifter klokken tre, har du kanskje fem minutter, og mottakeren har ofte flere saker å sette seg inn i samtidig.
Tenk derfor på notatet som et arbeidsdokument, ikke som en hilsen. Det skal si hva saken er, hvor den står nå, hva som må gjøres videre og hvem som har ansvaret fra nå av. Alt annet er bakgrunn og hører hjemme lenger ned.
I kurset øver vi på dette med korte, realistiske øvelser. Deltakerne får en halvferdig sak, ti minutter og en mottaker som ikke kjenner saken. Etterpå leser mottakeren notatet høyt og sier hva hun tror hun skal gjøre. Avviket mellom det du mente og det hun forsto, er det viktigste du lærer av hele øvelsen.
Begynn med status og neste steg
Det første mottakeren leser, er det som avgjør om resten blir lest. Start derfor med to eller tre linjer: hva saken handler om, hva som er gjort, og hva som må skje først. Unngå å fortelle hele forhistorien før du kommer til poenget. Kronologien kan ligge nederst for den som trenger den.
Skriv neste steg som en handling, ikke som en vag intensjon. «Ring kommunen og spør om vedtaket er fattet» er bedre enn «sjekk kommunen». Legg gjerne til hvorfor handlingen haster eller ikke haster, slik at mottakeren kan prioritere uten å spørre deg.
Mange nybegynnere skriver status som en følelse: «saken ser lovende ut». Det hjelper ingen. Skriv heller hva som er bekreftet, hva som venter på svar, og når du sist var i kontakt med hver kilde. Da kan den som overtar, vurdere selv hvor mye tid hun har å gå på.
- Linje 1: hva saken er, i én setning
- Linje 2: hva som er gjort så langt
- Linje 3: hva som må gjøres først, og av hvem
Skill det som er kjent fra det som er ukjent
Den vanligste feilen i overleveringer er at antakelser blir stående som fakta. Du har snakket med en kilde som sa noe, du har et inntrykk, og i notatet blir det til en påstand. Mottakeren har ingen måte å vite at det bare er et inntrykk, og skriver det kanskje rett inn i en oppdatering.
Del derfor notatet i tydelige deler: bekreftet, ikke bekreftet og ukjent. Under bekreftet skriver du hva som er kontrollert og mot hva, for eksempel «dato bekreftet i dokument fra kommunen». Under ikke bekreftet skriver du det en kilde har sagt, med navn på kilden og om den er kontaktet på nytt. Under ukjent samler du spørsmålene som fortsatt står åpne.
Dette er den samme tenkemåten som i kildekontroll, bare tatt inn i overleveringen. Den som leser notatet, skal aldri måtte gjette hvor sikker informasjonen er. Er du selv usikker på hvilken kategori noe hører til, hører det hjemme under ikke bekreftet.
- Bekreftet: kontrollert mot dokument eller andre kilder
- Ikke bekreftet: sagt av én kilde, ikke kontrollert
- Ukjent: spørsmål som fortsatt må avklares
Kilder, filer og lovnader
Resten av notatet handler om det praktiske som lett går tapt. Hvem har du snakket med, og hva har du lovet dem? Har en kilde bedt om å være anonym, eller bedt om å få lese sitatet før publisering? Slike avtaler må stå svart på hvitt, for den som overtar, er bundet av dem selv om hun ikke var til stede.
Skriv også hvor materialet ligger. Dokumenter, opptak, skjermbilder og notater skal ha en fast plassering med et navn som gir mening, ikke «ny mappe 2». Oppgi hvem som har tilgang, og om noe er sensitivt og skal behandles etter egne regler.
Til slutt: oppgi når du er tilgjengelig og når du ikke er det. Hvis mottakeren har spørsmål klokken fem og du har gått hjem, er det bedre at hun vet det på forhånd enn at hun venter på svar. Det gir en ærlig plan, og det er det en overlevering trenger.
- Navn på kilder og hva dere har avtalt
- Sted for dokumenter, opptak og bilder
- Når du kan nås, og når ikke
Sjekk at mottakeren har forstått
Et notat er ikke ferdig når du har skrevet det, men når mottakeren har forstått det. Der det er mulig, bruk to minutter på å gå gjennom det sammen, enten ved bordet eller på telefon. Be mottakeren si med egne ord hva hun skal gjøre først. Hvis svaret ikke stemmer med det du mente, er det notatet som må rettes, ikke mottakeren.
Hvis dere ikke kan snakkes, kan mottakeren bekrefte skriftlig med en kort kvittering: «Mottatt, jeg tar kontakt med kommunen først og melder fra om vedtaket». Det tar ti sekunder og fanger opp misforståelser tidlig.
Vi anbefaler også at du leser notatet ditt som om du aldri hadde sett saken. Hvor stopper du? Hvilke ord kjenner bare du igjen? Forkortelser, interne tilnavn på saker og henvisninger til «det vi snakket om i går» er typiske feller. Stryk dem eller skriv dem ut.
En enkel mal du kan øve med
Malen under er laget for å øves på, ikke for å følges blindt. Skriv den ut og bruk den på tre saker i løpet av neste uke, gjerne med en medstudent som mottaker. Merk hva som fungerer og hva du må endre for ditt eget arbeid. En god mal er kort nok til at du faktisk bruker den når tiden er knapp.
Kjenner du igjen deg i at det blir for mye tekst, er det en god grunn til å stryke. Et notat på åtte linjer som blir lest, er bedre enn en side som ikke blir det. Bakgrunn og kronologi kan ligge nederst, merket som valgfritt å lese.
Øv også på å skrive notatet i det øyeblikket du er mest sliten, for det er da det gjelder. Overleveringer skjer ved vaktskifte, og da er hodet allerede på vei ut av døren. En fast mal gjør at du ikke trenger å tenke på hva som skal med.
- Sak og status, tre linjer
- Bekreftet, ikke bekreftet, ukjent
- Neste steg med ansvarlig person
- Kilder, avtaler og filplassering
- Når du kan nås, og kvittering fra mottaker